Logistieke problemen bij opbouw beurzen

 

“Voor de opbouw van een beurs, worden vaak drie dagen gepland,”stelt Peter vast. “Die tijd is vaak hard nodig. Het opbouwen van grote stands, soms met verdiepingen en ingewikkelde constructies, het leggen van laminaatvloeren, het aansluiten van verlichting en beeldschermen, het inrichten met meubilair en uiteindelijk het plaatsen van de producten die tentoongesteld moeten worden, vergt nu eenmaal veel tijd. Er wordt dus in de regel erg hard gewerkt om alles op tijd klaar te hebben voor de opening van de tentoonstelling.
Exposanten met weinig ervaring komen vaak zonder eigen interntransportmiddelen aan bij het beursgebouw. Zij denken dat op de beurs steekwagens en karren voorhanden zijn, die zij kunnen gebruiken om hun vaak zware spullen van de auto naar de beursvloer te transporteren. Die middelen zijn echter niet op een reguliere beurs te vinden. Natuurlijk, als er zich een dergelijke situatie voor doet, wordt er vaak een oplossing gevonden door een kar te lenen, maar het is belangrijk dat je als exposant zelf zorg draagt voor het interntransport op de beurs.

In het buitenland zijn er beursgebouwen die een contract hebben gesloten met één logistieke dienstverlener. Dit betekent dat uw transporteur of uw eigen vrachtwagen en bestelbusje het beursterrein niet eens op mag rijden of tegen, soms forse, betaling.”
Peter illustreert dit met een voorbeeld: “Men betaalt in zo’n geval per eenheid aan de logistieke dienstverlener. Een vrachtwagen, bestelbus of container is een eenheid. Ik ken voorbeelden dat de bijkomende logistieke kosten tussen de €2.000,-- en €2.500,-- bedragen. Dat bedrag moet in de regel direct worden voldaan. Het is dus belangrijk dat er, wanneer u naar een beurs in het buitenland gaat, goede afspraken zijn gemaakt en dat op de hoogte bent van de kosten die de logistieke dienstverlener van de beurs daar in rekening brengt.”

Peter geeft verder aan dat de échte logistieke uitdaging vaak aan het einde van de beurs zit: “Waar men voor de opbouw van een tentoonstelling drie dagen de tijd heeft, moet men bij de meeste beurzen er rekening mee houden, dat bij het afbreken binnen vierentwintig uur de beursvloer leeg moet zijn opgeleverd. Dat betekent in de praktijk dat vaak iedereen tegelijk de beursvloer op wil om zijn spullen weg te halen. De professionele leveranciers zijn natuurlijk bekend met dit fenomeen, maar onervaren transporteurs willen maar één ding: zo snel mogelijk laden en weg!
Soms bepaalt de organisator de volgorde van wie wanneer de beursvloer om mag bij het weghalen van de materialen, maar in de regel laten de professionele leveranciers de exposanten eerst hun spullen pakken, daarna komen de bestelbusjes en tenslotte de grote vrachtwagens. Iedereen heeft het zelfde belang, men helpt elkaar dikwijls een handje en we proberen elkaar niet in de weg te lopen.